« Le projet affiche 12 % de marge, mais 80 heures ont été saisies trois semaines trop tard. » Cette phrase, entendue dans beaucoup de comités de clôture (l’exemple est illustratif), résume le problème : dans une société de services, un bureau d’études ou chez un intégrateur, la marge projet n’est jamais plus fiable que les temps qui la fondent. Et ces temps sont saisis par des consultants dont le métier n’est pas de remplir des tableaux.
Ce guide pratique s’adresse aux DAF et directeurs d’opérations de structures de 50 à 500 salariés. Il détaille comment paramétrer la feuille de temps dans l’ERP, de la saisie jusqu’au coût de revient, en passant par la facturation. Il ne traite pas du pointage de présence : pour le badgeage et la paie, voir notre guide gestion des temps et paie.
Pourquoi la saisie des temps est le maillon faible de la rentabilité projet
La feuille de temps alimente trois décisions financières à la fois : ce que vous facturez (régie), ce que vous savez du reste à faire (forfait) et ce que coûte réellement un projet (analytique). Une erreur de saisie se propage donc dans toute la chaîne.
Trois défaillances reviennent presque toujours :
- La saisie tardive : les heures sont reconstituées de mémoire en fin de mois. Elles sont approximatives, arrondies, et souvent affectées au dernier projet dont le consultant se souvient.
- La saisie incomplète : les heures non facturables (avant-vente, formation, intercontrat) ne sont pas saisies, donc le taux d’occupation est faux et le coût des projets sous-estimé.
- La validation absente : un temps saisi mais non validé à la clôture n’est pas facturé. C’est du chiffre d’affaires réalisé et non encaissé, parfois reporté d’un mois sur l’autre sans que personne ne le voie.
Le point commun : le problème est rarement l’outil, presque toujours le processus et l’ergonomie. Un ERP bien paramétré le rend visible, mais ne le corrige pas seul.
Le flux cible : du temps saisi à la paie et à la refacturation
Le flux de référence tient en cinq étapes, quel que soit l’éditeur (Odoo Timesheets, Dynamics 365 Project Operations, SAP PS/CATS, Sage, Cegid ou un PSA connecté) :
- Saisie : le collaborateur déclare ses heures sur un projet, une tâche et un code d’activité.
- Validation : le chef de projet valide l’imputation et le responsable hiérarchique les heures totales. Seul un temps validé devient « figé ».
- Facturation : en régie, le temps validé alimente la facture au taux contractuel. En forfait, il alimente le suivi d’avancement et le reste à faire.
- Coût analytique : chaque heure valorisée au coût horaire du collaborateur crée une écriture analytique sur le projet, ce qui donne le coût de revient.
- Paie et refacturation : les heures validées peuvent nourrir la paie (primes, astreintes) et les refacturations intragroupe ou aux clients.
Le principe de conception : une seule saisie, plusieurs usages. Si la compta analytique, la facturation et le suivi des plannings sont alimentés par des fichiers différents, vous obtiendrez trois vérités. Pour la mécanique comptable qui suit (WBS, avancement, reconnaissance du revenu), voir notre guide sur la comptabilité de projet dans l’ERP.
Paramétrer : codes activité, taux, projets et granularité
Les codes activité
Limitez-vous à une liste courte et stable. Un schéma qui fonctionne bien :
- Facturable : conseil, développement, formation client, recette.
- Non facturable projet : gestion de projet interne, reprise de dette, avant-vente rattachée à une affaire.
- Non facturable structure : avant-vente générale, formation interne, intercontrat, administratif.
- Absences : congés, maladie, jours fériés, alimentés par le module RH et non ressaisis.
Au-delà d’une dizaine de codes, la qualité de saisie se dégrade : le collaborateur choisit au hasard, et vos indicateurs aussi.
Taux horaires et taux de coût
Il faut distinguer deux taux, qui ne servent pas aux mêmes calculs :
- Le taux de vente (par profil, par contrat, parfois par client) sert à la facturation en régie et à la valorisation du travail en cours.
- Le taux de coût (salaire chargé, frais généraux affectés, parfois sous-traitance) sert au coût de revient projet.
Ne diffusez pas le taux de coût individuel aux chefs de projet : utilisez un taux de coût par grade ou par profil, mis à jour chaque année. C’est suffisant pour piloter la marge et évite les problèmes de confidentialité salariale.
Projets, tâches et granularité
La structure projet > phase > tâche doit refléter ce que vous facturez ou pilotez, pas davantage. Chaque niveau supplémentaire ajoute des clics. Pour la granularité, le choix jour versus heure dépend du modèle :
| Modèle | Granularité recommandée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Régie au jour | Demi-journée ou jour | Facturation à la journée, saisie rapide |
| Régie à l’heure, support | Heure ou quart d’heure | Engagements de service, tickets |
| Forfait, bureau d’études | Heure | Suivi du consommé par lot et par phase |
| Intégrateur ERP | Heure (ou 0,25 jour) | Comparer consommé et reste à faire par tâche |
Validation et contrôles : cut-off, relances et rapprochement
Un processus de validation sans règles de calendrier devient une file d’attente. Quatre mécanismes suffisent :
- Un cut-off mensuel clair : par exemple, saisie bloquée à J+2 ouvrés après la fin du mois, puis période verrouillée. Toute correction ultérieure passe par une demande tracée.
- Des relances automatiques : notification le vendredi pour les semaines incomplètes, escalade au manager à J+1, puis à la direction d’agence. Les workflows natifs de la plupart des ERP le permettent.
- Le rapprochement avec les plannings et les congés : une semaine saisie à 28 heures alors que le collaborateur n’avait ni congé ni absence est une anomalie à traiter, comme un total supérieur à la durée légale.
- Un contrôle d’écart avec le staffing : comparer le consommé au planifié par projet révèle les dépassements avant la facture, pas après.
La règle d’or pour la clôture : un temps non validé à la clôture est du chiffre d’affaires non facturé. Faites figurer, dans votre check-list de clôture, un état des temps saisis non validés et des temps manquants par collaborateur. Pour la logique plus large de clôture, voir aussi notre guide de la clôture continue.
Cas particuliers
Forfait et avancement : temps consommé contre reste à faire
En forfait, le temps ne se facture pas, il alimente l’avancement. Deux informations doivent coexister dans la feuille de temps ou dans la tâche : le consommé (ce que dit la saisie) et le reste à faire (l’estimation du chef de projet). L’avancement se calcule à partir de ces deux valeurs, pas du seul consommé : un projet peut avoir consommé 80 % du budget et être à 60 % d’avancement, ce qui signale une perte à terminaison à provisionner.
Mettez à jour le reste à faire au rythme de la facturation d’avancement, au minimum une fois par mois. Pour le détail côté bureaux d’études, lisez ERP pour bureaux d’études et cabinets d’ingénierie.
Sous-traitants et temps non facturables
Les sous-traitants ne remplissent pas toujours la feuille de temps de l’ERP, mais leur coût doit atteindre le projet. Trois pratiques courantes : saisie par un référent interne, import des relevés d’activité du prestataire, ou portail fournisseur. Dans tous les cas, rapprochez le relevé de la commande d’achat avant de valider la facture fournisseur.
Les temps non facturables ne sont pas du bruit : ils mesurent votre taux de facturabilité et le coût de structure. Les supprimer de la saisie revient à piloter à l’aveugle.
Capitalisation R&D et CIR
Si vous développez un produit ou menez des travaux éligibles au crédit d’impôt recherche, la feuille de temps devient une pièce de preuve. Il faut pouvoir isoler les heures du personnel de recherche, par projet et par période, avec une trace de validation. Un code activité dédié « R&D éligible » et un rattachement à l’affaire suffisent à sécuriser le dossier et, en comptabilité, à documenter une éventuelle capitalisation des frais de développement. Les règles de justification sont détaillées dans notre article ERP et crédit d’impôt recherche. Les paramètres exacts de l’éligibilité restent à valider avec votre conseil fiscal.
UX de saisie : les raisons réelles de la non-saisie
Les collaborateurs ne saisissent pas leurs temps par négligence, mais parce que le coût de saisie est supérieur à ce qu’ils perçoivent comme bénéfice. Les causes réelles :
- Une interface lente ou conçue pour le contrôle, pas pour l’usage.
- Trop de projets et de codes à parcourir pour trouver la bonne ligne.
- Aucun retour : le collaborateur ne voit jamais à quoi servent ses données.
- Une peur du contrôle : si la saisie sert à évaluer l’individu plutôt que le projet, elle sera embellie.
Les leviers qui fonctionnent :
- Mobile : saisie en 30 secondes depuis le téléphone, y compris hors ligne.
- Pré-remplissage : projets favoris, reprise de la semaine précédente, suggestions issues de l’agenda ou des tickets.
- Saisie quotidienne courte plutôt qu’hebdomadaire longue : le rappel est plus fiable que la mémoire.
- Transparence : montrer au collaborateur la marge de ses projets et l’usage des données.
- Exemplarité : les managers saisissent à l’heure, sinon personne ne le fera.
Indicateurs à suivre
Quatre indicateurs suffisent pour piloter la saisie et la rentabilité :
| Indicateur | Définition | Lecture |
|---|---|---|
| Taux d’occupation | Heures saisies productives / capacité disponible | Charge réelle des équipes |
| Taux de facturabilité | Heures facturables / heures saisies | Part du temps qui génère du revenu |
| Marge projet | (Revenu - coût de revient) / revenu | Rentabilité réelle de l’affaire |
| Délai de saisie | Écart moyen entre jour travaillé et jour saisi | Fiabilité des temps |
Les seuils cibles varient selon le métier et la taille. Plutôt que de copier un benchmark externe, mesurez votre propre historique sur 12 mois et fixez des objectifs progressifs. Le délai de saisie est souvent le meilleur indicateur avancé : s’il se dégrade, la marge publiée ne sera plus fiable le mois suivant.
Checklist de déploiement et 5 erreurs fréquentes
Checklist
- Définir la liste des codes activité (moins de dix) et les règles d’imputation par écrit.
- Séparer taux de vente et taux de coût, par profil et par an.
- Aligner la structure projet sur la facturation (régie, forfait, avancement).
- Brancher congés et plannings pour éviter la ressaisie.
- Fixer le cut-off, les relances et les responsables de validation.
- Activer la saisie mobile et le pré-remplissage.
- Construire le tableau de bord des quatre indicateurs avant le lancement.
- Piloter la première clôture en mode parallèle (ancien et nouveau process).
Les 5 erreurs fréquentes
- Trop de granularité : des centaines de tâches que personne ne comprend.
- Aucun cut-off : les temps arrivent quand ils arrivent, la marge change à chaque correction.
- Un taux de coût unique pour tous les profils, qui masque les projets sur-staffés en seniors.
- Dissocier saisie et facturation : la facture se prépare dans un tableur à partir des temps exportés.
- Ne pas exploiter les données : si personne ne regarde les indicateurs, la saisie redevient une corvée.
Pour aller plus loin
Si votre activité s’appuie sur un outil de service dédié, lisez le comparatif des PSA pour MSP et notre guide ERP pour sociétés de services. Pour évaluer votre éditeur sur la gestion des temps projet, téléchargez notre grille d’évaluation ERP : 100 points pour comparer trois solutions côte à côte.
