Chaque année, la facture de licences et de maintenance de votre ERP tombe, et chaque année elle est validée sans que personne ne puisse dire précisément combien de ces licences servent. Le module de gestion de la qualité acheté lors du projet, déployé « en phase 2 » qui n’est jamais venue. Les 40 comptes d’anciens collaborateurs toujours actifs. Les profils « utilisateur complet » attribués à des personnes qui consultent un état par mois.
Ce phénomène porte un nom : le shelfware, littéralement le logiciel resté sur l’étagère. Cet article se concentre sur l’usage et l’adoption : comment le mesurer, le chiffrer, puis agir avant le prochain renouvellement. La conformité éditeur et les audits sont traités ailleurs sur ce blog, nous y renvoyons plutôt que de les répéter.
Qu’est-ce que le shelfware et pourquoi il touche l’ERP
Le shelfware désigne tout logiciel ou toute licence que vous payez sans l’utiliser, ou en l’utilisant très en dessous de ce qui est facturé. Sur un poste de bureautique, l’enjeu est modeste. Sur un ERP, il est structurel, pour trois raisons.
L’ERP s’achète en une fois, au moment où l’on en sait le moins. Le périmètre contractuel est figé pendant la sélection, sur la base d’hypothèses de volumétrie, d’organisation et de processus qui évolueront avant même le go-live. Par prudence, ou pour obtenir une remise de volume, on achète large.
Le coût est récurrent et indexé. Que ce soit en maintenance annuelle sur une licence perpétuelle ou en abonnement SaaS, un module non utilisé continue de coûter chaque année, et la base de calcul augmente avec les indexations. Notre article sur la renégociation des contrats ERP SaaS à J-180 détaille cette mécanique.
Personne n’est propriétaire du sujet. La DSI gère les accès, les achats gèrent le contrat, les métiers gèrent leurs besoins. Aucun des trois n’a la vue d’ensemble « ce que nous payons contre ce que nous utilisons ».
Il existe deux visages du shelfware. Le premier concerne les modules : des fonctionnalités achetées et jamais déployées, ou déployées partiellement. Le second concerne les utilisateurs fantômes : des licences nominatives attribuées à des personnes qui ne se connectent plus, ou presque.
À titre de repère sectoriel, le rapport Flexera 2025 State of ITAM indique que 59 % des organisations suivent activement l’usage de leurs logiciels et que 56 % ajustent leurs contrats et abonnements pour éliminer les dépenses inutiles. Autrement dit, une part importante des entreprises ne le fait pas encore. Nous ne citerons pas d’autre chiffre de marché dans cet article : faute de source primaire vérifiable, mieux vaut mesurer votre propre situation.
Les 4 sources de shelfware ERP
1. Le surdimensionnement initial
C’est la cause la plus fréquente. Le contrat a été dimensionné sur le nombre d’utilisateurs « potentiels », sur la croissance prévue, ou sur une reprise de l’existant sans arbitrage. Trois ans plus tard, la croissance n’a pas eu lieu, ou elle a pris une autre forme (plus de sous-traitance, moins d’effectifs internes).
2. Les modules non déployés
Le bundle commercial incluait la gestion de la maintenance, la gestion des contrats, le module de paie, le CRM, un outil de reporting avancé. Le projet a ciblé la finance et les achats. Le reste attend. Plus le temps passe, moins le déploiement est probable : l’équipe projet est dissoute, la connaissance du paramétrage s’est perdue, la version a évolué.
3. Les départs non désactivés
Un collaborateur quitte l’entreprise, le compte Active Directory est fermé, mais le compte ERP, lui, reste actif et facturé. Selon les éditeurs, une licence nominative n’est libérée que si l’utilisateur est explicitement désactivé ou supprimé dans l’ERP. Les entreprises avec un fort turnover ou beaucoup d’intérimaires y perdent le plus.
4. Licences nominatives contre licences concurrentes
Une licence nominative est réservée à une personne, qu’elle se connecte ou non. Une licence concurrente (ou flottante) est partagée par un pool d’utilisateurs, seuls les connectés simultanément la consomment. Sur des populations qui se connectent par intermittence (managers validant des demandes, responsables consultant des tableaux de bord), la nominative est mécaniquement plus coûteuse. Le problème vient souvent d’un type de licence choisi par défaut, sans analyse des profils réels.
Mesurer : méthode en 5 étapes
On ne renégocie pas ce qu’on ne mesure pas. Voici une méthode applicable sur la plupart des ERP, quel que soit l’éditeur.
Étape 1 : inventorier ce que vous payez. Reprenez le contrat, les avenants et les dernières factures. Listez chaque module, chaque type de licence, le nombre de droits, le prix unitaire et la date de renouvellement. Beaucoup d’entreprises découvrent à cette étape des lignes dont personne ne connaît l’origine.
Étape 2 : inventorier ce qui est attribué. Exportez la liste des comptes utilisateurs avec leur type de licence, leur statut, leur date de création et leur date de dernière connexion.
Étape 3 : croiser avec les données d’usage. Pour chaque compte et chaque module, récupérez la dernière connexion, la fréquence et les transactions réellement exécutées. C’est le cœur de la mesure.
Étape 4 : rapprocher avec les RH. Croisez la liste des comptes avec le référentiel des collaborateurs actifs. Tout compte sans correspondance RH est un candidat immédiat à la désactivation.
Étape 5 : segmenter et valider avec les métiers. Classez chaque licence : utilisée régulièrement, utilisée occasionnellement, inactive depuis plus de 90 jours, orpheline. Faites valider par les responsables métier, car un compte « inactif » peut correspondre à un usage saisonnier (clôture annuelle, inventaire).
Où trouver les données d’usage selon l’éditeur
Les outils diffèrent, la logique est la même. Les fonctions exactes varient selon version et édition, vérifiez-les auprès de votre éditeur ou intégrateur.
| Éditeur | Source d’information typique |
|---|---|
| SAP | Mesure d’utilisation et rapports de licences d’ECC ou S/4HANA, statistiques de transactions, dates de dernière connexion dans la gestion des utilisateurs |
| Microsoft (Dynamics 365) | Centre d’administration, rapports d’attribution de licences, journaux de connexion Entra ID |
| Oracle | Rapports d’utilisation et attribution des rôles dans l’application, journaux d’audit |
| Odoo | Liste des utilisateurs avec date de dernière connexion, gestion de l’abonnement, journaux d’accès |
| Sage | Gestion des utilisateurs et journaux de connexion de la solution concernée |
Quand l’ERP ne fournit pas de rapport exploitable, les journaux applicatifs ou ceux de l’annuaire d’entreprise (SSO) permettent de reconstituer les connexions. Si vous ne disposez d’aucune de ces sources, commencez par activer la journalisation : sans historique de six à douze mois, la mesure reste fragile.
Pour la mise en place d’un dispositif durable (outillage SAM, gouvernance FinOps), reportez-vous à notre guide Optimiser les coûts ERP après le go-live.
Distinguer inactivité et sous-adoption
Un compte qui ne se connecte plus est facile à repérer. Le cas plus coûteux est celui du module « techniquement utilisé » mais réduit à une fraction de ses capacités : un module achats dont seules les commandes sont saisies, alors que les appels d’offres, les contrats-cadres et l’évaluation fournisseurs sont gérés dans des fichiers Excel. La connexion existe, la valeur n’est pas là.
Pour détecter ce second cas, regardez les transactions et non les seules connexions : quelles fonctions du module sont réellement exécutées, par combien de personnes, à quelle fréquence. Comparez ensuite avec le périmètre prévu au cahier des charges initial. L’écart alimente directement la décision entre relancer l’adoption (formation, simplification du paramétrage, sponsor métier) et réduire le périmètre contractuel.
Chiffrer le gaspillage
La formule est volontairement simple :
Gaspillage annuel = (licences payées − licences utilisées) × coût unitaire annuel, plus le coût annuel des modules non déployés
Le « coût unitaire annuel » doit inclure la licence ou l’abonnement, la maintenance associée et, quand c’est le cas, les frais d’infrastructure rattachés.
Exemple fictif, à titre illustratif uniquement
Les chiffres ci-dessous sont inventés pour illustrer le calcul. Ils ne proviennent d’aucune entreprise réelle et ne constituent pas un benchmark.
Une ETI industrielle dispose de 300 licences nominatives « utilisateur complet » à 1 500 € par an, maintenance incluse. Après analyse :
- 220 comptes sont utilisés régulièrement ;
- 30 comptes appartiennent à des personnes parties ou sans usage depuis plus de 6 mois ;
- 50 comptes servent à de la simple consultation, et pourraient basculer sur un profil allégé à 400 € par an.
Elle paie aussi un module de gestion de maintenance à 18 000 € par an, jamais déployé.
Le calcul donne :
- comptes orphelins : 30 × 1 500 € = 45 000 € ;
- rétrogradation : 50 × (1 500 € − 400 €) = 55 000 € ;
- module non déployé : 18 000 € ;
- total : 118 000 € par an sur une base de 450 000 € de licences, soit un peu plus du quart.
Ce calcul donne un ordre de grandeur de ce que vous pouvez raisonnablement viser, pas ce que vous obtiendrez. Les conditions contractuelles (voir plus bas) limitent souvent la part récupérable.
Agir : cinq leviers
Désactiver. Le plus rapide et le moins risqué. Mettez en place une revue mensuelle des comptes sans connexion depuis 90 jours, avec désactivation automatique après notification du manager. Vérifiez dans votre contrat si la désactivation libère réellement le droit ou seulement l’accès.
Réaffecter. Une licence libérée peut couvrir un nouvel arrivant plutôt que d’acheter un droit supplémentaire. Cela suppose que le contrat autorise la réaffectation et fixe un délai minimal entre deux attributions, ce qui n’est pas systématique.
Rétrograder le type de licence. Basculer des profils complets vers des profils de consultation, d’approbation ou de libre-service. C’est souvent le levier le plus rentable sur les populations intermittentes, mais il impose de vérifier que les droits du profil allégé couvrent réellement les actions effectuées.
Renégocier au renouvellement. Le moment de négociation le plus fort est avant la date de reconduction, avec les données d’usage en main. Présentez des faits (taux d’utilisation par module et par type de profil) plutôt qu’une demande générique de remise.
Arbitrer entre déployer et résilier. Pour chaque module non utilisé, posez la question franchement : y a-t-il un besoin métier réel, un sponsor, un budget de déploiement et une échéance ? Si oui, planifiez le déploiement, car le module gagne alors à être utilisé. Sinon, résiliez ou sortez-le du périmètre au prochain renouvellement. Garder un module « au cas où » pendant trois ans coûte souvent plus cher que le racheter plus tard.
Risques à anticiper
L’audit éditeur. Réduire son parc de licences n’expose pas en soi à un redressement, mais une désactivation mal documentée ou un changement de type de licence mal compris peut créer une situation de sous-licenciement sur d’autres lignes. Conservez la trace de chaque décision. Le volet conformité est détaillé dans notre article sur l’audit de licences ERP et la conformité.
Les clauses de réduction de volume. De nombreux contrats interdisent de diminuer le volume en cours de période, ou prévoient un plafond annuel de réduction. Lisez la clause avant de vous engager vis-à-vis de la direction sur une économie.
L’engagement pluriannuel. Un contrat de trois à cinq ans avec remise de volume peut rendre toute économie impossible avant l’échéance. Dans ce cas, concentrez les efforts sur la réaffectation (pour éviter de nouveaux achats) et préparez le renouvellement dès 12 à 18 mois avant l’échéance.
La perte de remise. Réduire le volume peut faire sortir d’une tranche tarifaire et augmenter le prix unitaire des licences restantes. Demandez à l’éditeur une simulation avant de décider.
Les autres coûts cachés autour de la maintenance, de l’AMS et des audits sont couverts dans notre article sur les coûts cachés de la maintenance ERP.
Plan d’action sur 90 jours
Jours 1 à 30 : mesurer.
- Désigner un responsable du sujet (DSI ou achats IT) et un sponsor côté DAF.
- Rassembler contrat, avenants et factures, puis construire l’inventaire des droits.
- Extraire les comptes, les types de licence et les dernières connexions.
- Activer la journalisation si elle manque.
Jours 31 à 60 : qualifier et chiffrer.
- Croiser avec le référentiel RH.
- Segmenter les licences et faire valider par les responsables métier.
- Appliquer la formule de gaspillage et classer les leviers par gain et facilité.
- Lire les clauses de réduction, de réaffectation et la date de renouvellement.
Jours 61 à 90 : agir.
- Désactiver les comptes orphelins et lancer la rétrogradation validée.
- Décider, module par module, entre déploiement et résiliation.
- Préparer le dossier de renégociation avec les données d’usage.
- Mettre en place la revue mensuelle des comptes inactifs.
Ce qu’il faut inscrire au contrat pour ne pas recommencer
Au prochain renouvellement, ou lors d’un nouveau projet, obtenez par écrit :
- Un droit de réduction annuel du volume, même partiel, à date anniversaire.
- Le droit de réaffecter les licences entre utilisateurs, sans frais, avec un délai minimal court.
- Un droit de conversion de type de licence (complet vers allégé) sans pénalité.
- Un déploiement progressif des modules : tarification déclenchée à la mise en production et non à la signature.
- Un plafond d’indexation annuel des prix de licence et de maintenance.
- L’accès aux rapports d’usage de l’éditeur, à fréquence définie.
- Une clause de revue à 12 mois pour réajuster le périmètre sur l’usage constaté.
Ces clauses ont un coût de négociation, mais elles transforment un contrat figé en contrat qui suit l’usage réel.
Aller plus loin
Si vous voulez mesurer le shelfware de votre ERP avec un regard extérieur, DigitsLane propose un audit ERP : inventaire des droits, analyse d’usage et plan de renégociation. Contactez-nous pour en discuter.
Pour approfondir, lisez aussi notre guide sur l’audit de licences ERP et notre article sur les coûts cachés de la maintenance ERP.
