Un lot de pièces est posé sur une étagère de l’usine de votre client. Il porte votre étiquette, il apparaît dans l’ERP de votre client avec un emplacement précis, et pourtant il vous appartient encore. À la clôture, deux bilans peuvent se tromper en miroir : le client valorise un stock qu’il n’a pas payé, et vous, fournisseur, avez sorti de votre bilan un stock que vous possédez toujours.
Tout le sujet de la consignation tient dans cette dissociation entre propriété juridique et localisation physique. Un ERP standard raisonne par défaut sur la seconde : ce qui est dans mon entrepôt est à moi. Ce guide s’adresse aux DAF et aux responsables supply chain ou achats d’ETI (distribution, industrie, santé). Il explique comment paramétrer l’ERP des deux côtés de la relation, comment éviter un bilan gonflé ou amputé, et comment mettre le dispositif en place en 30 jours.
Consignation, dépôt-vente, VMI : définitions et différences de flux
Trois pratiques sont souvent confondues. Elles ont un point commun (le stock est près du consommateur avant d’être facturé) mais des flux et des règles de propriété différents.
| Pratique | Qui détient physiquement | Qui est propriétaire | Déclencheur de facturation | Qui décide du réapprovisionnement |
|---|---|---|---|---|
| Consignation fournisseur | Le client (dans son usine ou son entrepôt) | Le fournisseur jusqu’au prélèvement | Consommation ou prélèvement par le client | Le client (ou un seuil convenu) |
| Dépôt-vente | Le revendeur ou le distributeur | Le déposant jusqu’à la vente au client final | Vente au client final, parfois relevé périodique | Le déposant, selon les ventes |
| VMI (approvisionnement géré par le fournisseur) | Le client | Selon le contrat : souvent le client dès la livraison | Livraison, ou consommation si combiné avec la consignation | Le fournisseur, à partir des stocks du client |
La confusion la plus coûteuse concerne le VMI. Le VMI décrit qui pilote le réapprovisionnement, pas qui possède le stock. Un VMI peut être en propriété client (le fournisseur surveille les niveaux et déclenche les envois, le client paie à la livraison) ou en consignation (le fournisseur surveille et reste propriétaire). Les deux paramétrages ERP n’ont rien à voir. Avant de toucher à la configuration, demandez la clause du contrat qui fixe le transfert de propriété.
Qui est propriétaire, à quel moment le transfert de propriété et de risque a lieu
Quatre événements peuvent coïncider ou non : la livraison physique au site du partenaire, le transfert de propriété, le transfert de risque (perte, vol, casse) et le fait générateur de facture. En consignation classique, la livraison ne transfère rien : la propriété et, en général, le risque basculent au prélèvement. Mais certains contrats mettent le risque de perte et de détérioration à la charge du dépositaire dès la réception, tout en laissant la propriété au déposant.
Cette distinction décide de tout le paramétrage. Elle détermine si le stock est valorisé chez le client, si un écart d’inventaire est une perte pour le client ou une réclamation au fournisseur, et à quelle date la facture et la TVA sont exigibles. Faites valider par le juridique une fiche d’une page qui répond à quatre questions : quand la propriété change-t-elle de main, qui supporte le risque entre-temps, comment le prélèvement est-il constaté, quel est le délai de facturation. Cette fiche devient la spécification de votre paramétrage.
Côté fournisseur : stock chez le client, sous-stock dédié et suivi des consommations
Le fournisseur possède du stock qu’il ne détient pas. Pour que son ERP le sache, trois éléments sont nécessaires.
Un emplacement dédié par client (ou par site client). Le stock consigné ne doit jamais être mélangé avec le stock disponible à la vente. Créez un magasin ou un emplacement par client, de type « stock chez le client », exclu de la disponibilité pour les autres commandes et du calcul de besoins du planificateur, sauf si vous voulez que le MRP s’appuie dessus pour déclencher les réapprovisionnements.
Un mouvement de transfert, pas une vente. L’envoi vers le client est un transfert interne du magasin principal vers le sous-stock dédié. Il ne déclenche ni facture, ni écriture de produit, ni sortie de la valeur du stock : le stock reste valorisé à l’actif du fournisseur, au coût d’origine. Sur le plan comptable, la valeur reste dans le même compte de stocks, parfois dans un sous-compte pour faciliter l’analyse.
Un événement de consommation qui déclenche la vente. Le prélèvement constaté par le client (déclaration, relevé périodique, scan, EDI) génère la livraison fictive depuis le sous-stock, puis la facture et le coût des ventes. Ce point est le plus fragile : si le fournisseur n’a pas l’information, rien ne se facture. Définissez un canal unique pour recevoir les consommations, un délai maximal de remontée, et un état d’alerte pour les sous-stocks sans mouvement.
Pour le fournisseur, le suivi se fait à trois niveaux : quantités par client et par lot, ancienneté (un stock qui ne tourne pas chez le client reste un risque pour le fournisseur), et plafond contractuel de stock. Les articles sous péremption ou soumis à traçabilité exigent le suivi par lot dans le sous-stock, faute de quoi un rappel qualité devient ingérable.
Côté client : stock fournisseur non valorisé jusqu’au prélèvement, facturation au prélèvement
Du côté du consommateur, le principe s’inverse : l’ERP doit voir le stock (pour que les opérateurs, les ordres de fabrication et la planification l’utilisent) mais ne pas le valoriser tant qu’il n’est pas prélevé. Le stock consigné est une quantité sans valeur au bilan et sans dette fournisseur.
Le cycle se décompose en cinq étapes.
- Commande de consignation : un type de commande ou de ligne dédié, avec le prix négocié, car ce prix servira à valoriser le prélèvement.
- Réception en stock consigné : la quantité entre dans une catégorie de stock spécifique, disponible pour la production, sans écriture comptable.
- Prélèvement : la consommation (sortie vers production, vente, transfert) fait basculer la quantité du stock consigné vers le stock propre, avec valorisation au prix convenu, comptabilisation de la dette et déclenchement du règlement.
- Règlement : la facture est émise par le fournisseur sur la base des prélèvements, ou par auto-facturation (le client génère l’écriture à partir de ses prélèvements, avec accord contractuel).
- Retour et reprise : un retour de stock consigné au fournisseur n’a aucun effet comptable, puisque aucune valeur n’avait été enregistrée.
Exemples de logique native dans SAP, Odoo, Dynamics 365, Sage X3
Les éditeurs gèrent le sujet de façon très différente. Voici le principe de chacun, tel que documenté. Vérifiez toujours la version et l’édition que vous exploitez, car les fonctions évoluent.
SAP (consignation fournisseur). La documentation de formation SAP décrit un processus en cinq temps : commande de consignation (catégorie de poste K), réception en stock de consignation, suivi des niveaux, transfert vers le stock propre ou sortie, puis règlement. Le point essentiel : la dette envers le fournisseur n’apparaît qu’au prélèvement, et les réceptions en stock de consignation ne sont pas valorisées. Le prix doit être renseigné au préalable dans un info-record de consignation, qui sert à la valorisation lors du règlement et permet de gérer séparément plusieurs fournisseurs pour un même article. Le règlement périodique analyse les prélèvements depuis le dernier règlement et génère la facture.
Odoo. La fonction consignation s’active dans les paramètres de l’application Inventaire. À la réception, le fournisseur est indiqué comme propriétaire. Selon la documentation Odoo, le consignataire n’est pas propriétaire du stock : les produits n’apparaissent donc ni dans le rapport de valorisation du stock ni dans le rapport d’ancienneté, et n’ont pas d’impact sur la valeur de son inventaire. Seul le fournisseur, qui conserve la propriété jusqu’à la vente, enregistre la valeur.
Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Le modèle repose sur un propriétaire d’inventaire et sur la commande de réapprovisionnement en consignation. La documentation Microsoft Learn explique que cette commande suit la livraison attendue d’un fournisseur vers le stock en consignation et enregistre la réception comme stock disponible appartenant au fournisseur. Le fournisseur doit être enregistré comme propriétaire et l’article paramétré pour la consignation. Les dates demandée et confirmée alimentent le MRP pour l’arrivée attendue. Le changement de propriété s’effectue ensuite par un journal dédié, que la documentation de cette page ne détaille pas : à valider dans l’aide de votre version.
Sage X3. Je n’ai pas trouvé, dans la documentation éditeur consultable publiquement, de description d’un flux de consignation natif équivalent. Les retours de la communauté utilisateurs Sage décrivent plutôt une approche par emplacements nommés d’après chaque client, alimentés par transferts de stock, avec allocation manuelle puis facturation à la vente. C’est une pratique de terrain, pas une fonction documentée : demandez à votre intégrateur de confirmer ce qui est possible sans développement spécifique dans votre version.
Le point commun à retenir pour une sélection d’ERP : testez la consignation en démonstration sur votre propre scénario avant de signer, pas sur la promesse commerciale d’un module « disponible ».
Comptabilité : bilan, inventaire physique, TVA, écarts de comptage
Bilan. Le principe est symétrique. Chez le client, le stock consigné n’est pas à l’actif et aucune dette n’existe. Chez le fournisseur, le stock chez le client reste à l’actif. Les deux ERP doivent donc l’exprimer : le client par une catégorie de stock non valorisée, le fournisseur par un sous-stock valorisé mais distinct. Les erreurs courantes sont l’absence de double traitement (le stock reste valorisé chez le client) ou l’inverse (le fournisseur sort le stock à l’expédition et passe une vente que le client conteste).
Inventaire physique. Le stock consigné se compte comme le reste, mais séparément. Chez le client, le comptage porte sur l’emplacement consigné et ses écarts se règlent avec le fournisseur, non par une écriture de perte, sauf clause contraire sur le risque. Pour la méthode de comptage tournant, voir notre guide sur l’inventaire tournant et l’inventaire initial. Côté fournisseur, planifiez un comptage contradictoire périodique chez le client, avec une fiche signée par les deux parties.
Valorisation. Le prélèvement valorise le stock au prix de consignation. Pour que ce prix s’articule avec votre méthode de valorisation (coût moyen, FIFO, coût standard), consultez le guide sur la valorisation des stocks FIFO, CUMP et coût standard. Une différence entre le prix de consignation et le coût standard produit un écart de prix à comptabiliser dès l’entrée en stock propre.
TVA. Le traitement dépend du pays, du mode de facturation et du moment où le transfert de propriété est caractérisé. Ne laissez pas la règle à la discrétion du paramétreur : faites valider par votre expert-comptable le fait générateur retenu (prélèvement, relevé périodique) et les mentions obligatoires, en particulier pour les flux transfrontaliers entre États membres, où des obligations déclaratives spécifiques peuvent s’ajouter. Le sujet est technique et je ne le détaille pas ici faute de source officielle citée.
Écarts de comptage. Fixez à l’avance la règle d’imputation : un manquant constaté chez le client est-il à sa charge (risque transféré à la réception) ou à celle du fournisseur ? Un écart non attribué reste dans un compte d’attente que personne ne surveille. Pour les stocks restés sans mouvement, la question de la provision se pose au fournisseur, cf. stocks obsolètes et dépréciation.
Les 6 erreurs de paramétrage les plus fréquentes et la contre-mesure de chacune
| # | Erreur | Conséquence | Contre-mesure |
|---|---|---|---|
| 1 | Réceptionner le stock consigné comme un stock normal | Stock gonflé au bilan, dette fantôme, TVA déductible à tort | Catégorie de stock ou propriétaire dédié, non valorisé, vérifié à chaque réception |
| 2 | Sortir le stock du bilan du fournisseur à l’expédition | Actif sous-évalué, vente fictive contestée | Transfert interne vers un sous-stock valorisé, vente au prélèvement seulement |
| 3 | Aucune règle de prélèvement ni de facturation | Consommations non facturées ou facturées en retard | Canal unique de déclaration, délai maximal, relevé mensuel contresigné |
| 4 | Négliger les lots, la péremption et le blocage qualité | Rappel impossible, produits périmés consommés | Suivi par lot dans le sous-stock, statut bloqué/libéré, alerte de date |
| 5 | Pas d’inventaire tournant sur le site du partenaire | Écarts découverts à la clôture, litige sur le responsable | Comptage tournant planifié, fiche contradictoire, règle d’imputation écrite |
| 6 | Pas de réconciliation avec le partenaire | Deux vérités sur les quantités et les montants | Réconciliation mensuelle quantité et valeur, écarts tracés et justifiés |
Deux de ces erreurs, la 1 et la 5, sont à l’origine de la plupart des ajustements de clôture. Elles sont aussi les plus faciles à détecter par un contrôle simple : un rapport qui liste, à la date de clôture, tout stock dont le propriétaire est différent de la société et qui apparaît pourtant dans la valorisation comptable. Ce rapport doit exister et être revu avant chaque arrêté, avec une piste d’audit de ses résultats (voir notre article sur la piste d’audit ERP et les obligations de conservation).
N’oubliez pas le reporting de rotation : pour le client, il mesure la consommation réelle par article et permet de renégocier le niveau de stock consigné ; pour le fournisseur, il identifie les dépôts qui immobilisent du capital sans rotation.
Checklist de mise en place en 30 jours
| Période | Action | Responsable | Livrable |
|---|---|---|---|
| Jours 1-5 | Rédiger la fiche contractuelle : propriété, risque, prélèvement, délai de facturation, TVA | Juridique, DAF | Fiche d’une page validée |
| Jours 1-5 | Lister articles, sites et partenaires concernés | Supply chain | Périmètre signé |
| Jours 6-12 | Paramétrer emplacements, propriétaires ou catégories de stock, types de commande | Équipe ERP, intégrateur | Configuration en recette |
| Jours 6-12 | Définir comptes de stock, de dette, d’écarts et leurs règles d’imputation | Comptabilité | Schéma comptable validé |
| Jours 13-18 | Paramétrer le prélèvement, le règlement ou l’auto-facturation | Équipe ERP, achats | Flux testé de bout en bout |
| Jours 13-18 | Activer le suivi par lot, la péremption et le blocage qualité | Qualité, logistique | Statuts opérationnels |
| Jours 19-24 | Tester trois scénarios : prélèvement, retour, écart de comptage | Utilisateurs clés | Recette signée |
| Jours 19-24 | Construire le rapport de contrôle « stock non possédé valorisé » | Contrôle de gestion | Rapport planifié |
| Jours 25-30 | Premier comptage contradictoire et première réconciliation avec le partenaire | Logistique, achats | PV signé, écarts expliqués |
| Jours 25-30 | Former les magasiniers et les acheteurs, publier la procédure | Responsable projet | Procédure diffusée |
FAQ
Le stock en consignation doit-il apparaître dans l’ERP du client ? Oui en quantité, non en valeur. Les opérateurs et la planification doivent le voir et l’utiliser. Les documentations SAP et Odoo décrivent un stock non valorisé tant qu’il n’est pas prélevé.
Quelle différence entre consignation et dépôt-vente ? La consignation concerne en général un consommateur (usine, hôpital, atelier) qui paie au prélèvement. Le dépôt-vente concerne un revendeur qui paie quand il vend au client final. Le paramétrage ERP est proche, mais l’événement déclencheur de facturation diffère.
Le VMI implique-t-il la consignation ? Non. Le VMI décrit qui pilote le réapprovisionnement. La propriété peut passer au client dès la livraison ou rester au fournisseur jusqu’à la consommation. C’est le contrat qui tranche, pas le mode de pilotage.
Qui supporte une perte ou un manquant constaté chez le client ? Cela dépend de la clause sur le transfert de risque. Écrivez la règle avant la première livraison et paramétrez le compte d’imputation correspondant, pour éviter un compte d’attente sans responsable.
Pour aller plus loin
Pour vérifier si votre ERP actuel couvre la consignation, la valorisation par propriétaire et la piste d’audit, téléchargez notre grille d’évaluation ERP (30 critères sur 100 points) et recevez nos prochains guides en vous abonnant à la newsletter. Pour cadrer le paramétrage avec un intégrateur, contactez DigitsLane.
