Un EHPAD gère, en moyenne, trois flux financiers distincts : la facturation des soins (CPAM et ARS), la facturation hébergement aux résidents et leurs familles, et les aides personnalisées (APA, APL, ALS). Un ERP généraliste non paramétré pour ce secteur traitera ces flux comme de la comptabilité standard. Résultat : des temps de saisie multipliés, des rapports réglementaires produits à la main, et une équipe administrative en sous-effectif permanent.
La France compte 7 402 EHPAD selon les données FINESS (data.gouv.fr, 2026), accueillant 573 100 résidents au 31 décembre 2023 (DREES, 2024). Ces établissements cohabitent avec 581 unités de soins de longue durée (USLD) et plus de 2 000 résidences autonomie, tous soumis à des contraintes réglementaires que les éditeurs ERP généralistes maîtrisent rarement sans module dédié ou intégrateur spécialisé.
Ce guide présente les fonctionnalités indispensables, les obligations légales (HDS, RGPD, SERAFIN-PH) et un panorama des solutions disponibles en 2026 pour les directeurs administratifs d’EHPAD, DSI de cliniques privées et responsables SI d’établissements médico-sociaux du handicap.
ERP généraliste ou SIGR dédié : quel choix pour un EHPAD ?
La première décision structurante n’est pas de choisir entre SAP et Sage. C’est de définir si l’établissement a besoin d’un ERP généraliste paramétré pour le médico-social, d’un SIGR (Système d’Information de Gestion et de Résidence) spécialisé, ou d’une architecture hybride combinant les deux.
Quand un ERP généraliste adapté suffit
Pour les petits établissements (moins de 100 lits, budget annuel inférieur à 5 millions d’euros), un ERP généraliste correctement paramétré peut couvrir l’essentiel des besoins de gestion financière et administrative, à condition que l’intégrateur ait une expérience concrète dans le secteur.
Les ERP généralistes performants dans ce cas incluent Sage 100 (très répandu dans les petits EHPAD associatifs via les cabinets comptables) et Cegid Loop (présent dans les cliniques MCO via leurs directeurs financiers). Leur point fort : l’automatisation de la comptabilité générale et la gestion de trésorerie. Leur point faible : la facturation patients multifinanceurs, qui nécessite des paramétrages fins ou des modules complémentaires.
Quand un SIGR s’impose
Au-delà de 100 lits, avec plusieurs sources de financement (CPAM, ARS, Conseil Départemental, résidents), la complexité dépasse ce qu’un ERP généraliste gère nativement. Le SIGR est conçu pour cette réalité : il intègre nativement la grille AGGIR, le Plan Personnalisé de Soins (PPS), la gestion des dossiers résidents et la facturation automatisée vers la CPAM via les flux NOEMIE et PES v2.
Les SIGR de référence en France incluent Titan (Berger-Levrault), e-ESMS et CEGI SENIOR (voir section panorama). Ces solutions sont souvent couplées à un outil de paie dédié capable de gérer les grilles conventionnelles CCN51 et CCN66.
L’architecture hybride : ERP finance + logiciel métier soin
C’est l’architecture la plus courante dans les établissements de taille moyenne et dans les groupes privés lucratifs (Orpea, Korian, DomusVi) : un ERP généraliste pour la finance, la paie et les achats, couplé à un logiciel métier dédié aux soins (dossier résident, prescriptions, traçabilité médicaments).
Cette architecture nécessite une intégration robuste entre les deux systèmes. Les flux critiques concernent principalement la facturation : les actes de soins réalisés dans le logiciel métier doivent alimenter automatiquement les lignes de facturation de l’ERP. Sans cette intégration, les équipes ressaisissent manuellement, avec les erreurs et les délais que cela implique.
Les fonctionnalités indispensables d’un ERP médico-social
Comptabilité et facturation patients multifinanceurs
La facturation dans un EHPAD implique plusieurs financeurs simultanés pour un même résident : la section hébergement (à la charge du résident, éventuellement aidée par l’APL ou l’ALS de la CAF), la section dépendance (Conseil Départemental via l’APA), et la section soins (ARS via la dotation globale ou la CPAM via les actes de médecins coordinateurs).
Un ERP sectoriel gère ces trois sections de manière étanche, produit les états de facturation réglementaires (état des recettes), et assure la télétransmission des flux vers les organismes payeurs. La gestion du Reste A Charge (RAC) zéro pour les soins est également un prérequis dans les EHPAD sous dotation globale de financement (DGF).
Paie et planification des soignants : CCN51 et CCN66
Le secteur médico-social est régi par deux conventions collectives principales, avec des particularités de rémunération qui rendent la paie particulièrement complexe.
La CCN51 FEHAP (IDCC 2264) couvre les établissements privés non-lucratifs du secteur sanitaire et médico-social. Elle concerne environ 4 700 établissements et 280 000 salariés (FEHAP). La CCN66 Nexem (IDCC 413) couvre principalement les établissements du handicap, de la protection de l’enfance et de l’insertion sociale, avec plus de 10 000 établissements et 300 000 professionnels (Nexem).
Ces deux conventions ont des grilles de salaires, des coefficients et des primes spécifiques (prime SEGUR, prime grand âge, prime de fonctions et de résultats…) que votre logiciel de paie doit gérer nativement. Un ERP ou un module RH qui n’intègre pas ces grilles à jour expose l’établissement à des erreurs de paie systématiques et des rappels de salaire coûteux.
Un projet de fusion des CCN51 et CCN66 en une “convention collective unique étendue” (CCUE) est en cours depuis 2022 (Le Média Social). Sans accord final à ce jour, cette convergence est à surveiller : elle imposera des mises à jour de paramétrages dans les logiciels de paie concernés.
Gestion des achats : marchés publics et médicaments
Les EHPAD publics et ESPIC sont soumis au Code de la Commande Publique pour leurs achats. L’ERP doit gérer les marchés pluriannuels, les bons de commande par lot et la traçabilité des dépenses par financeur. Pour les médicaments et dispositifs médicaux, la traçabilité par lot et numéro de série est obligatoire. Un module achats sans ces fonctionnalités force l’équipe à gérer les marchés publics dans des tableurs externes.
Reporting ARS et statistiques DREES obligatoires
Chaque EHPAD produit annuellement un Rapport d’Activité et un Compte Administratif transmis à l’ARS. Ces documents compilent des indicateurs financiers, des indicateurs de qualité de prise en charge et des données RH. L’ERP doit être capable de produire ces exports directement depuis ses données, sans ressaisie manuelle dans les formulaires ARS.
Pour les cliniques, les statistiques obligatoires incluent les données PMSI (Programme de Médicalisation des Systèmes d’Information), transmises trimestriellement à l’ATIH.
SERAFIN-PH : préparer la réforme tarifaire pour le handicap
Pour les établissements du handicap (ESAT, IME, MAS, SAVS), la réforme SERAFIN-PH restructure en profondeur le modèle de financement. Le déploiement opérationnel est confirmé au 1er janvier 2027 pour les ESMS “enfants”, avec une période de convergence sur 8 ans (CNSA, 2026).
En 2026, chaque établissement concerné devra participer au recueil de données SERAFIN-PH (organisé entre mars et mai 2026 via l’application Sidoba) et recevra à l’automne une simulation de sa dotation théorique future. Votre ERP ou logiciel de pilotage doit pouvoir exporter les données dans le format attendu par Sidoba, faute de quoi la saisie se fait intégralement à la main.
HDS et RGPD : vos obligations légales non négociables
La certification HDS v2.0 : obligatoire depuis mai 2026
L’Hébergement de Données de Santé (HDS) est une certification réglementaire française obligatoire pour tout prestataire qui héberge ou exploite des données de santé à caractère personnel. Si votre ERP ou SIGR est hébergé en SaaS (cloud), l’hébergeur ET l’éditeur doivent être certifiés HDS.
La certification HDS v2.0 est entrée en vigueur en 2024. Depuis mai 2026, tous les hébergeurs certifiés sur l’ancien référentiel HDS v1.1 de 2018 devaient avoir migré vers HDS v2.0 (Arkhineo, 2026). La v2.0 ajoute des exigences renforcées en matière de souveraineté des données et de gestion des incidents de sécurité.
Ce que cela signifie concrètement pour votre contrat ERP : demandez à votre éditeur son certificat HDS v2.0 en cours de validité. S’il ne peut pas le produire, votre établissement est en infraction.
Ce que HDS change pour SAP, Sage, Odoo en cloud public
Les grandes plateformes cloud publiques (AWS, Azure, Google Cloud) ne sont pas certifiées HDS en tant que telles. Leurs datacenters en France peuvent héberger des données de santé uniquement si l’hébergeur qui y déploie les services est lui-même certifié HDS.
Concrètement :
- SAP S/4HANA Cloud Public : disponible en France via des datacenters compatibles, mais vérifiez que l’offre souscrite inclut une couverture HDS explicite dans le contrat. La certification HDS couvre SAP France en tant qu’hébergeur secondaire.
- Sage en SaaS : Sage Business Cloud est hébergé en France avec certification HDS pour les modules santé. Vérifiez la version et le périmètre exact de la certification selon votre contrat.
- Odoo.com (Odoo Online) : la plateforme SaaS d’Odoo est hébergée sur AWS. À la date de publication de ce guide, la certification HDS d’Odoo Online n’est pas publiquement documentée. Pour un EHPAD ou une clinique, préférez un hébergement Odoo on-premise ou chez un partenaire hébergeur certifié HDS.
Responsabilité partagée : éditeur, hébergeur, établissement
La certification HDS crée une responsabilité tripartite. L’éditeur est responsable de la sécurité applicative de son logiciel. L’hébergeur est responsable de la sécurité de l’infrastructure. L’établissement (EHPAD, clinique) reste responsable de la gouvernance des données : droits d’accès, durées de conservation, exercice des droits RGPD des résidents et patients.
En pratique, cela signifie que votre établissement doit conserver une trace contractuelle des certifications HDS de ses prestataires. Une recommandation opérationnelle : demandez une clause de notification de perte de certification dans vos contrats cloud.
DPIA obligatoire pour votre ERP
Le RGPD impose une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (DPIA ou AIPD) dès lors qu’un traitement présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes. Le traitement de données de santé dans un ERP entre dans cette catégorie.
Votre DPO (ou votre délégué à la protection des données externalisé) doit avoir conduit ou validé une DPIA couvrant votre ERP, votre logiciel de soins et les interconnexions entre ces systèmes. Sans DPIA documentée, un contrôle CNIL constitue un risque d’amende significatif pour l’établissement.
Panorama des solutions en 2026
ERP généralistes compatibles avec le médico-social
Sage 100 reste le logiciel comptable le plus répandu dans les petits EHPAD associatifs et les cliniques de taille modeste. Son module de gestion commerciale peut être adapté à la facturation patients, mais cela nécessite un intégrateur expérimenté dans le secteur. L’offre cloud de Sage en France est compatible HDS via des partenaires hébergeurs certifiés.
Cegid est présent dans les cliniques privées MCO et SSR via Cegid Loop Finance. La gestion des flux PMSI et les reportings ARS nécessitent des développements spécifiques ou des connecteurs tiers. Cegid ne couvre pas nativement les fonctionnalités de gestion de résidents ou de dossiers de soins.
SAP est essentiellement pertinent pour les groupes privés (Korian, DomusVi, Ramsay Santé) qui ont les ressources pour déployer SAP S/4HANA avec des modules spécifiques santé. Pour un EHPAD indépendant ou une association, le ratio coût/bénéfice n’est pas favorable.
Solutions spécialisées médico-social
CEGI SENIOR (Groupe CEGI) est l’un des ERP métiers les plus complets du secteur. Il couvre la facturation patients multifinanceurs, la gestion des marchés publics, le reporting ARS et s’intègre au Ségur du Numérique en Santé. CEGI est également présent sur le secteur du handicap (ESAT, IME) et sur la santé privée (cegi.fr). L’éditeur accompagne les établissements dans leur migration vers les référentiels numériques de la CNSA.
NetSoins (Orisha Socialcare, ex-Teranga Software) n’est pas un ERP au sens strict : c’est un Dossier Usager Informatisé (DUI) 100 % web conçu pour les EHPAD et résidences seniors. Il couvre le suivi des soins, les plans personnalisés de soins et la traçabilité médicaments. NetSoins se couple typiquement à un ERP financier externe pour la facturation et la paie. Il est en cours de référencement dans le cadre du Ségur du Numérique.
Blueway se positionne sur l’urbanisation du SI des établissements de santé et médico-sociaux, avec une plateforme de gestion des données et d’intégration entre logiciels hétérogènes. C’est une solution pertinente pour les établissements qui ont déjà plusieurs logiciels métiers et cherchent à les faire communiquer sans refonte globale.
Meditech est un éditeur américain bien implanté dans les cliniques privées françaises pour la gestion des dossiers patients hospitaliers. Son ERP de gestion financière est moins répandu en France que ses solutions cliniques.
Odoo dans le secteur médico-social : est-ce viable ?
Odoo Community est gratuit et techniquement adaptable à n’importe quel secteur. Plusieurs intégrateurs français proposent des configurations Odoo pour des EHPAD de taille modeste. Les avantages sont réels : coût de licence faible, module achats et comptabilité robustes.
Les limites le sont aussi : la gestion native des grilles CCN51/CCN66, la télétransmission NOEMIE et les exports SERAFIN-PH ne sont pas disponibles dans Odoo Community. Ces fonctionnalités nécessitent des développements spécifiques dont le coût dépasse souvent la valeur de l’économie sur la licence. Pour un EHPAD public ou ESPIC soumis au Code de la Commande Publique, la traçabilité des marchés est également à développer entièrement.
Verdict : Odoo peut convenir à de très petites structures (résidences autonomie non médicalisées, ESAT de moins de 50 places) avec un budget de personnalisation dédié. Pour un EHPAD médicalisé standard, préférez une solution sectorielle.
Grille de sélection par type d’établissement
| Type d’établissement | Profil recommandé | Solution type |
|---|---|---|
| EHPAD public ou ESPIC < 80 lits | ERP généraliste + module sectoriel | Sage 100 + partenaire médico-social |
| EHPAD privé non lucratif 80-200 lits | SIGR dédié + paie CCN51 | CEGI SENIOR |
| Groupe d’EHPAD privé lucratif | ERP groupe + logiciel soins | SAP / Cegid + NetSoins |
| Clinique MCO ou SSR | ERP finance + PMSI | Cegid Loop + module PMSI |
| ESAT / IME (handicap) | SIGR adapté SERAFIN-PH | CEGI, Berger-Levrault |
| Résidence autonomie non médicalisée | ERP léger ou logiciel gestion | Odoo, Sage Start |
Le critère décisif pour tout choix : la certification HDS de l’hébergeur cloud et la capacité du logiciel à gérer nativement les conventions collectives de l’établissement. Ces deux points doivent figurer dans le cahier des charges avant toute démonstration éditeur.
Pour aller plus loin sur la sélection d’un ERP dans un contexte réglementaire complexe, consultez notre guide sur les critères de choix d’un ERP pour les PME et ETI et notre comparatif des solutions ERP pour le secteur santé et pharma.
Pour valider une hypothèse d’adoption, partez sur un POC de 3 mois sur un processus cible (facturation patients ou paie CCN). Budget typique : 15 à 30 K euros. Résultat attendu : une décision Go/No-Go avec des chiffres concrets sur les gains de temps administratif et le taux d’erreur de facturation, pas avec un Excel de promesses commerciales.
